Praktisches Tool für gemeinsames Projektmanagement
Die MaklerWerft setzt sehr erfolgreich das Tool Basecamp ein, um gemeinsam mit Kunden Projekte umzusetzen. Denn: Es ist uns wichtig, ganz transparent zu arbeiten und den Austausch im Prozess mit unseren Kunden zu pflegen. Durch die Nutzung von Basecamp sind für jeden Kunden die Schritte zur Fertigstellung der Projektarbeit, unterteilt in logische Pakete und einzelne „To-dos“, ersichtlich. Freigaben können ohne langwierige Abstimmungsprozesse erfolgen, Nachfragen und Zwischenschritte zentral und für alle nachlesbar, geklärt werden.
Alexander Bures erklärt in einem kurzen Video, wie Basecamp in der MaklerWerft genutzt wird. Was sind „To-dos“? Was versteht man unter „Assignments“? Wozu brauche ich eigentlich diese „Pings“? Die MaklerWerft erstellt für jeden Kunden ein eigenes Projekt im Basecamp. Alle Ansprechpartner – sowohl vom Maklerunternehmen als auch von der MaklerWerft werden zu diesem Projekt mit der E-Mail-Adresse eingeladen. In der Übersicht können die letzten Schritte stets entlang eines Zeitstrahls angesehen werden.
Dokumente und Dateien
Zur Erstellung von Webseiten werden Informationen, Bilder und Logos benötigt. Diese können hier abgelegt werden, so dass alle Projektbeteiligten bei der MaklerWerft darauf zugreifen kann.
To-dos
Wer macht was? Bis wann? Wo benötigen wir von der MaklerWerft eine Rückmeldung? All das wird über das Basecamp in den „To-dos“ organisiert. Betrachtet man das gesamte Basecamp also als ein Regal, ist der Bereich „To-dos“ ein Teilbereich, in dem alle Ordner zum Projekt zu finden sind. Diese sind unterschiedlich beschriftet, zum Beispiel in „Webseite“ und „SEO/SEA“.
In den Ordnern gibt es weitere Unterteilungen in Kapitel, zum Beispiel unter „Webseite“ in „Verbesserungswünsche“ und „Fehler auf der Webseite“. Hierunter befinden sich letztendlich die einzelnen „To-dos“, die strukturiert abgearbeitet werden.
Wichtig ist, dass jedes „To-do“ jemandem übergeben wird, es wird „assigned“. Derjenige erhält über die Beauftragung des „To-dos“ eine Mitteilung. Alle Informationen zur Aufgabe können in dem Basecamp unter den „Notes“ hinterlegt werden. Benötigen wir von der MaklerWerft eine Rückmeldung, so geben wir das „Assignment“ an den Kunden. Ein Enddatum für die Erledigung kann ebenfalls eingegeben werden.
Um das Anliegen umfassend nachvollziehen zu können, ist es gut, so viele Informationen wie möglich einzustellen. Gerade bei Fehlermeldungen sind auch Screenshots und die Angabe zum Browser von Vorteil.
Assignments
Unter der Überschrift „Hey“ können alle „Assignments“ oder Kommentierungen, die mit dem eigenen Namen versehen wurden, im Zeitstrahl eingesehen werden. Von hier aus kann man ebenfalls direkt in das entsprechende „To-do“ springen.
Auch über den Navigationspunkt „My stuff“ können die eigenen Aufgaben unter „My Assignments“ in einer Übersicht betrachtet und bearbeitet werden.
Erledigen von Aufgaben
Wenn ein „To-do“ von der MaklerWerft erledigt wurde, wird die Aufgabe IMMER an den Kunden zurückgegeben, damit eine Abnahme erfolgen kann. Wenn der Auftrag dann auch von Kundenseite zur Zufriedenheit abgearbeitet wurde, wird dieses geschlossen. Hierfür muss der Button „Mark this complete“ geklickt werden. Danach wird die Aufgabe archiviert und kann immer noch im Basecamp angesehen werden.
Pings
Diese kleine Chat-Funktion ermöglicht es, einzelne Personen im Projekt persönlich anzuschreiben. Der Chatverlauf ist dann auch nur für die Beteiligten lesbar.
Benachrichtigungen
Es ist möglich, sich per E-Mail über die für einen relevanten Basecamp-Aufgaben oder Beauftragungen informieren zu lassen. Genauso kann man die Basecamp-App auf dem Smartphone installieren. Jeder kann also frei entscheiden, ob und wie Benachrichtigungen erfolgen sollen.
Selbstverständlich siezen wir unsere Kunden. Da Basecamp ein in Amerika entwickeltes Tool ist, wird jedoch beim Anschreiben von Personen nur der Vorname verwendet. Dies geschieht automatisiert.
Sehen Sie sich zu der Nutzung von Basecamp in der Zusammenarbeit mit der MaklerWerft auch sehr gerne unser Video von Alexander Bures an. Hier werden Sie einmal durch das Basecamp geführt und erhalten eine „Step-by-step“-Anleitung sowie weitere wertvolle Tipps.
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